La Gestion de Projet reste un domaine négligé
Je suis tombé sur un article sur le site mopinion.com qui me fait réagir.
L’article s’intitule « Top 20 Des Meilleurs Logiciels De Gestion De Projet : Une Vue D’ensemble«
Je suis très étonné que, pour une « vue d’ensemble », aucune des solutions du TOP 5 que j’aurais mis dans ce type de liste n’apparait. Pourtant, ça fait plus de 30 ans que je fais de la gestion de projets (oui, j’aime bien mettre un S à projet, car je gère des projets et pas un seul), et les outils je les connais. Alors pourquoi cet écart ?
C’est simple, il suffit de regarder les spécifications d’un bon outil selon l’auteur : Listes de tâches, Calendriers, Partage de fichiers, Communication, Rapports.
L’article oublie plusieurs aspects primordiaux de la Gestion de Projet :
- Le planning capacitaire : répartir la charge de travail des tâches sur les ressources et s’assurer que les ressources ont la disponibilité nécessaire pour réaliser toutes les tâches qui leur sont attribuées
- Le suivi financier : établir un budget et vérifier que le projet respectera (prévision) et respecte (constat) ce budget.
- Le pilotage : suivre les risques, les exigences, les demandes de changement, …
Si on oublie tout ça on suit juste un avancement en tâches sans pouvoir anticiper les dérives, et les projets dérapent : en retard (comme 70% des projets) et en surcoût.
Il n’est donc pas étonnant que les outils proposés soient tous ceux qui oublient aussi ces aspects.
Franchement, pour piloter des petites équipes, autonomes, sans impact financier majeur, ça passe, mais pour des PME un peu plus structurées, des ETI ou des organisations plus importantes, c’est trop léger. Et c’est symptomatique : pour pallier les manques, les Managers gèrent une multitude de fichiers Excel, qui reste (malheureusement) l’outil le plus utilisé en Gestion de Projet.
Je regrette vraiment de ne jamais voir dans ces analyses des meilleurs outils, ceux qui vont vraiment aider les organisations : Primavera, Sciforma, Planisware ou ProjeQtOr.
Est-ce par ignorance (l’auteur n’est peut-être pas un spécialiste du domaine), par mode (on préfère les outils sexy que les équipes vont vite accepter mais qui ne donneront pas de visibilité réaliste aux managers) ou par intérêt (certains sites étant sponsorisés par les outils listés).
On finit pas utiliser Trello pour un projet de 50 personnes … et on va s’étonner que les projets continuent d’être en retard
Alors, d’où vient le problème ?
Je pense que le problème majeur, c’est la maturité des équipes. Et c’est là que le bât blesse. Tout le monde veut faire de la gestion de projet, c’est devenu un impératif organisationnel, mais toutes les équipes ne sont pas prêtes pour ça.
Déjà, beaucoup de « chefs de projet » n’ont pas toutes les compétences requises. Ils ont le titre, mais ils n’ont jamais été formés à ce que cela impliquait.
C’est flagrant en formation : certains participants ne maitrisent pas les notions de base telles que le WBS, le chemin critique ou le pilotage par la charge et trouvent insurmontable de devoir suivre le travail réalisé et mettre en place un processus d’imputation.
Ces personnes gèrent une activité en pseudo-mode-projet, en suivant l’avancée des tâches « au doigt mouillé ». Le résultat, c’est une capacité d’anticipation nulle, un reporting creux et une impossibilité de mesurer le coût réel d’un projet terminé. Du coup, comme on ne mesure jamais le réalisé, on ne peut pas prévoir le prochain projet et on n’apprend jamais. Tous les projets finissent en retard, dépassent les budgets et les équipes restent surchargées. Et ce n’est pas prêt de s’arranger puisque qu’on ne se donne pas les moyens, pourtant simples, d’apprendre du passé.
Quelles solutions peut-on envisager ?
Pour sortir de ce cercle vicieux, il faut mettre en place un vraie dynamique de progès.
Tant qu’on s’enferme dans la simplicité, parce que c’est plus facile, que les équipes vont adopter plus rapidement, on ne progressera pas.
Donc il faut se faire un peu mal et investir dans la mise en place de processus qui vont permettre d’améliorer la gestion des projets.
Cela passe certainement par une formation des chefs de projets et surtout des équipes, qui préfèrent toujours les outils simples, pour lesquels aucune formation n’est nécessaire.
Et il faudra arrêter de sélectionner les outils parce qu’il sont jolis et simples.
Posez-vous la question : pourquoi sont-ils si simples, alors que la gestion de projet est compliquée ?
Peut-être parce qu’ils ne couvrent pas les fonctionnalités nécessaires à une bonne gestion de projet. C’est facile de concevoir un outil « simple » quand il ne fait rien. Les outils plus complets seront forcément plus complexes en apparence et sûrement moins sexy au premier abord. Mais ce sont pourtant ces outils qui vous permettront d’avoir une vue globale de la charge des équipes, qui permettront de répondre aux questions que tous les managers se posent :
- quand les projets en cours peuvent-ils se finir ?
- est-on en mesure de respecter les échéances établies ?
- quel est l’impact de l’ajout d’un nouveau projet ?
Remettons la gestion de projet au cœur des projets, ça permettra peut-être de moins courir après les dérives constatées.
J’espère que cet article vous aura plus et surtout qu’il vous aura donné envie d’en savoir plus sur la gestion de projet.
Surveillez notre blog sur la gestion de projet et notre page linkedIn. Vous y retrouverez des articles pragmatiques et des partages d’expériences sur la gestion de projet et l’open source.
Note de l’auteur
Je suis Pascal BERNARD, le Président de la société PROJEQTOR. J’ai passé 24 ans en société de services, où j’ai été Chef de Projet pendant 10 ans et Architecte de Systèmes d’Information pendant 8 ans.
J’ai conçu le logiciel ProjeQtOr à partir de 2009 et je m’y consacre à temps plein depuis 2015.
Je partage sur ce blog quelques idées issues de mon expérience personnelle.
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